公文处理暂行规定

贵州省信息产业厅公文处理暂行规定

为了使我厅的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和质量，根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（中发〔2000〕23号），结合我厅具体情况，特制定本规定。

一、公文种类

我厅常用公文主要有：

（一）决定。适用于对重大事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员。

（二）通告。适用于公布我省信息产业需社会各有关方面遵守或者周知的事项。

（三）通知。适用于发布行政规章；转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文；传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或执行的事项。任免和聘用干部。

（四）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（五）报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（六）请示。向上级机关请求批示和批准事项。

（七）批复。适用于答复下级单位的请示事项。

（八）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。可用于上行文、下行文、平行文。

（九）函。适用于不相隶属机关之间商谈工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。与其它主要文种同样具有由发文机关权限决定的法定效力。

（十）会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。

二、公文形式

我厅公文的主要形式和适用范围有：

（一）《中共贵州省信息产业厅党组文件》，主要用于厅党组向省委、省委组织部请示、报告工作，决定厅内重大工作、组织人事工作事项。

（二）《贵州省信息产业厅文件》，主要用于传达贯彻省委、省政府、国家信息产业部的政策和指示精神、重要工作部署；发布重要规章和决定；向省委、省政府和国家信息产业部报告、请示工作；以贵州省信息产业厅名义办理的重要工作事项。

（三）《贵州省信息产业厅机关党委文件》，主要用于向直属机关党委等上级党委部门请示、报告工作；向厅机关内各支部布置安排党的工作。

（四）《贵州省信息产业厅办公室文件》，主要用于布置安排某一方面工作；转发上级机关文件、通知重要事项；印发领导讲话和机关工作制度等。

三、公文格式

（一）公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

1、公文文头。一般由发文机关全称或规范的简称加“文件”二字组成。与有关单位联合行文，主办机关应排列在前。

2、秘密等级。凡涉及国家秘密的公文应标明秘级和保密期限。密级分为“秘密”、“机密”、“绝密”三种。保密期限应视文件内容而定，如“机密★一年”、“绝密★三个月”不等。其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

3、紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。注意不得随意滥用“特急”。

4、发文字号。文号包括厅机关代字、年份、序号。联合行文时只标明主办机关发文字号。年份在六角括号内用公元纪年全称，置机关代字之后，序号之前。发文字号标注位置一般应在文头之下居中。

5、签发人（会签人）。上行文（联合上行文）应当注明签发人（会签人）姓名。请示还应在文件成文日期之后、主题词之上附注处注明联系人的姓名和电话。

6、公文标题。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关、事由和文种组成。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。批转、转发公文，如被转发的公文标题过长，可以压缩文字、概括内容，但不得以其发文号代替标题。

7、主送机关。是指公文的主要受理机关。对文件的主送机关应当使用全称或者规范化简称、统称。

8、公文正文。公文正文是公文的主体，其内容应符合国家的方针、政策和法律、法规；情况确实、观点鲜明、文字精炼、表达准确、层次清楚、结构严谨、字词规范、标点正确、篇幅力求简短。正文中需要使用序数标明层次时，其结构层次为：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。公文层次不宜过多。

9、公文附件。公文如有附件，应在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称，附件名称之后不用标点符号。附件要与主件装订在一起，其附件首页左上角应注明附件顺序号；如文件较厚、附件不能装订在一起，另行装订的附件要在附件首页左上角注明文件的发文号和附件的顺序号。

10、公文落款。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，均应加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。

11、成文时间。公文的成文时间以领导签发的时间为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准；电报以发出时间为准；会议讨论通过的文件，以讨论通过的日期为准。

12、附注。用以需要说明的其它事项。应标在成文时间左下、主题词之上，空两格加括号标注。

13、主题词。上行文按照上级机关要求标注主题词。主题词的标注应按《公文主题词表》中规定的主题词进行标注，应当先标类别词，再标类属词，一般主题词不应超过5个词汇（附类别词外），不少于2个词汇。主题词应标在文件抄送栏之上，顶格打印，各主题词之间空1字距离，不用标点符号。

14、打印机关和印发文件时间。应标注在抄送栏之下，印发机关名称排列在左，左空一字；印发时间排列在右，右空一字。

（二）公文用字。一般情况下，用16开纸打印文件时，每页19行，每行25个字；使用A4纸张打印文件时，每页22行，每行28个字。公文标题使用2号小标仿宋体，批语、按语使用3号楷体，正文使用3号仿宋体。

（三）引用其它文。应当注明发文机关、发文时间、文件标题和文号。引用有密级的公文，应作密级公文印发，一般不要随意引用。

四、行文规则

（一）行文关系一般根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

（二）属于我厅职权范围内的工作事务由我厅自行行文或联合行文（联合行文应当注明主办单位）；须经省政府审批的事项，经省政府同意也可以由我厅行文，但文中应当注明经省政府批准。

（三）厅机关可依据职权与政府各工作部门相互行文和向下一级政府的相关部门行文；一般不得向下一级政府正式行文（除以函的形式商谈工作、询问和答复问题、审批事项外）；可以与相应的党组织和军队机关联合行文；可以与同级人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文；厅机关内设各处室局除办公室外不得对外正式行文。

（四）我厅与其它部门之间对有关问题未经协商一致不得各自向下行文。

（五）向下级单位和本行业的重要行文，应当同时抄报直接上级机关。

（六）“请示”应当一文一事，一般只送一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关；“报告”不得夹带请示事项。

（七）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以厅机关正式公文形式向上级部门个人报送“请示”、“报告”、“意见”。

五、发文办理

（一）发文办理是指以我厅名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

（二）草拟公文应做到：

1、公文的文种应当根据行文目的、我厅的职权和与主送机关的行文关系确定。

2、草拟紧急公文、密级公文，要根据实际情况来确定紧急程度和密级。

3、人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引用标题，后引发文号；引用外文应当注明中文含义；公文中的数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩词语中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

4、公文中有计量单位的应用国家法定计量单位。

（三）公文送厅领导签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合有关的规定等；公文正式打印前，办公室应当进行复核，复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范等。

（四）以厅机关名义制发的上行文，由主要负责人或主持工作的负责人签发；以厅机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或主要负责人授权的其它负责人签发；厅党组文件由党组书记或副书记签发；机关党委文件由机关党委书记签发；以厅办公室的名义发的文件，由厅分管负责人签发或厅分管负责人授权办公室主任签发。文件签发人应在拟稿纸签发栏内写明具体意见和签署姓名、时间，并且须用黑色或蓝黑色钢笔或毛笔签署。

（五）公文打印由办公室统一负责，核对由拟稿人负责。需上报的各类专业性方案材料如规则、方案、报表等，由各业务处室打印后将软盘送办公室制作正式文件上报。文件份数严格按批准分发范围印制，承办人员不得随意扩大范围和增加份数。

（六）文件打印完毕，由承办人送办公室盖印，并一式两份连同原稿交办公室存档。

（七）厅机关制作向外发送的文件，原则上由各处室自行装封、登记，由服务中心负责发送；秘密级以上文件、资料，承办人应在信封上注明密级，绝密文件、资料要在信封上加贴封条后送办公室由办公室根据《保密法》规定发送。

六、收文办理

（一）收文办理是指厅机关收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

（二）办公室负责接收外来文件，并进行拆封登记；厅领导、各处室局自行接收和参加各种会议带回的文件，应及时送交办公室按公文处理程序办理。

（三）办公室负责对来文进行审核、处理。下级机关上报的需要办理的公文，办公室经审核，对符合规定的公文，应当及时提出拟办意见送厅领导阅批，对不符合办文规定的公文退回呈报单位并说明理由；对上级机关下发、交办的公文和需办理的其它公文由办文人员贴上“公文处理单”、办公室提出拟办意见后送厅领导阅批和有关处室办理。

（四）凡绝密、机密文件和函、电，由机要人员严格按规定范围传阅和办理，不得丢失和泄密。密级文件办理完毕立即退交办公室，个人一律不得留存。

（五）厅领导阅批文件要及时，急件即送即批，一般文件不得超过2天，领导批办文件应当批明办理的要求和完成的时间，需要两个以上处室承办的文件，应批明主办和协办单位；处室直接承办的文件，要按规定时间完成，并在“公文处理单”上注明办理结果，文件阅办完毕后应即时退回办公室。

（六）文件主办处室局应主动与协办部门协调，在规定时间内共同办理好有关公文，如意见不一致时，应立即报告主管或分管领导协调处理。

（七）送领导批示或者交有关部门办理的公文，办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

七、公文归档

（一）公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》、《归档文件整理规则》、《省信息产业厅档案分类方案及保管期限表》以及国家、省有关档案工作的规定，及时整理、归档。个人不得保存应归档的公文。

（二）我厅与其它单位联合办理的公文，原件由主办单位整理、归档，其它单位保存复制件和其它形式的公文副本。

（三）拟制、修改和签批的公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

八、公文管理

（一）公文由办公室专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

（二）对于上级机关下发的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，其它公文经厅领导或办公室主任批准，可以翻印。翻印时应注明翻印单位、日期、份数和印发范围。

（三）公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖机关印章予以证明。

（四）不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室主任批准，可以销毁，销毁秘密公文应当进行登记。

（五）工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按规定全部清退、移交原所在处室或办公室。

（六）密码电报的使用管理，严格按照有关规定执行。

（七）公文处理中涉及电子文件管理等方面的内容严格按有关规定执行。